Råd og retningslinjer for køb af IT-systemer

Når du skal indkøbe et nyt it system, kan det være vigtigt, at overveje følgende: 

• Hvilke opgaver skal systemet hjælpe med at løse?
  • Opgaver i henhold til relevant lovgivning?
  • Lettere arbejdsgange?
  • Bedre kvalitet og/eller service?
    
    
• Har vi allerede et system i Tønder Kommune, der kan løse den relevante opgave?
  • Digital Service kan hjælpe at afklare om det er tilfældet. Husk derfor altid at bruge spørgeskemaet for indkøb at IT-systemer eller ekstra moduler.

Kommunen er underlagt lovgivning, der som udgangspunkt er styret af tærskelværdier. Tærskelværdier danner grundlag for, hvilket form for indkøbsmetode, du skal anvende.

Tærskelværdier beregnes på baggrund af et samlet køb af et it-system/modul henover en 4 årig periode eller den periode, som det forventes at systemet/aftalen skal løbe. Beregningen af tærskelværdien skal indeholde alle omkostninger, herunder  etableringsomkostninger, samt løbende omkostninger i perioden. 

Under 100.000

Indkøb under 100.000 kr. ekskl. moms er ikke underlagt nogen form for lovgivning eller politikker, der kræver et regulært udbud, så her kan institutionen fortage indkøb uden involvering af udbudsafdelingen. 

Mellem 100.000 og 500.000

Ved indkøb mellem 100.000 kr. og 500.000 kr. indhentes tilbud fra mindst to leverandører/tilbudsgivere.

Mellem 500.000 og 1.611.360

Indkøb over 500.000 kr. men under 1.611.360 skal ikke i EU-udbud, men udbudsafdelingen skal kontaktes, for vurdering af, hvilken indkøbsmetode, der skal benyttes i forhold til afdækning af klar grænseoverskridende konkurrence. 

Over 1.611.360

IT-kontrakter med en værdi over 1.611.360 kr. ekskl. moms i den samlede kontraktperiode skal i EU-udbud. Det er en langt større proces og kræver viden indenfor området. Kontakt derfor udbudsafdelingen for kortlægning af det videre forløb.

Når du skal indkøbe nyt it-system, så er det vigtigt, at det kan spille sammen med det øvrige it-miljø i Tønder Kommune. Derfor har vi samlet vigtig viden om kommunens it-arkitektur, som du kan dele med potentielle leverandører. 

Bed om denne hos Digital Service

På nogle fagområder er der aftalt lokale arbejdsgange, der kræver at jeres egen IT- eller udviklingskonsulent inddrages i beslutningen om indkøb og databehandleraftalter. Så tjek med jeres leder om det gør sig gældende hos jer.